Wie man Daten in Excel sortiert

Wenn Sie große Datenmengen haben, kann es überwältigend sein, wenn es in Ihrer Arbeitsmappe nicht korrekt sortiert ist. Lernen Sie verschiedene Methoden, um Daten in Excel sowie in Excel Datum sortieren um produktiver zu werden und Ihre Tabellenkalkulationen einfacher zu verwalten.

Die Anweisungen in diesem Artikel gelten für Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel für Office 365, Excel Online und Excel für Mac.

Wie man Daten in Excel sortiertZu sortierende Daten auswählen

Bevor Daten sortiert werden können, muss Excel den genauen Bereich kennen, der sortiert werden soll. Excel wählt Bereiche mit verwandten Daten aus, solange die Daten diese Bedingungen erfüllen:

Es gibt keine leeren Zeilen oder Spalten in einem Bereich von verwandten Daten.
Leere Zeilen und Spalten befinden sich zwischen den Bereichen der zugehörigen Daten.

Excel bestimmt, ob der Datenbereich Feldnamen hat und schließt die Zeile von den zu sortierenden Datensätzen aus. Die Auswahl des zu sortierenden Bereichs durch Excel kann riskant sein, insbesondere bei großen Datenmengen, die schwer zu überprüfen sind.

Um sicherzustellen, dass die richtigen Daten ausgewählt werden, markieren Sie den Bereich vor Beginn der Sortierung. Wenn der gleiche Bereich wiederholt sortiert wird, ist es am besten, ihm einen Namen zu geben.

Sortierschlüssel und Sortierreihenfolge in Excel

Die Sortierung erfordert die Verwendung eines Sortierschlüssels und einer Sortierreihenfolge. Der Sortierschlüssel sind die Daten in der oder den zu sortierenden Spalten und werden durch die Spaltenüberschrift oder den Feldnamen identifiziert. In der folgenden Abbildung sind die möglichen Sortierschlüssel Schüler-ID, Name, Alter, Programm und Startmonat.
Screenshot von Excel mit der Option Schnellsortierung
Daten schnell sortieren

Um eine schnelle Sortierung durchzuführen, markieren Sie eine einzelne Zelle in der Spalte mit dem Sortierschlüssel. Wählen Sie dann, wie die Daten sortiert werden sollen. Hier ist die Vorgehensweise:

  •     Wählen Sie eine Zelle in der Spalte mit dem Sortierschlüssel aus.
  •     Wählen Sie Home.
  •     Wählen Sie Sortieren & Filtern, um das Dropdown-Menü der Sortieroptionen zu öffnen.
  •     Wählen Sie, wie Sie die Daten sortieren möchten. Wählen Sie entweder aufsteigende oder absteigende Reihenfolge.

Wenn Sie Sortieren & Filtern verwenden, ändern sich die Sortieroptionen in der Dropdown-Liste je nach Datentyp im ausgewählten Bereich. Für Textdaten sind die Optionen Sort A to Z und Sort Z to A. Für numerische Daten sind die Optionen Sort Smallest to Largest und Sort Largest to Smallest.
Mehrere Spalten von Daten in Excel sortieren

Die benutzerdefinierte Sortierfunktion von Excel ermöglicht es Ihnen, nicht nur eine schnelle Sortierung basierend auf einer einzelnen Datenspalte durchzuführen, sondern auch nach mehreren Spalten zu sortieren, indem Sie mehrere Sortierschlüssel definieren. Bei mehrspaltigen Sortierungen werden die Sortierschlüssel durch Auswahl der Spaltenüberschriften im Dialogfenster Sortieren identifiziert.

Wie bei einer Schnellauswahl werden die Sortierschlüssel definiert, indem die Spaltenüberschriften oder Feldnamen in der Tabelle mit dem Sortierschlüssel identifiziert werden.
Beispiel für die Sortierung nach mehreren Spalten

Im folgenden Beispiel werden die Daten im Bereich A2 bis E12 nach zwei Datenspalten sortiert. Die Daten werden zunächst nach Name und dann nach Alter sortiert.
Ein Screenshot, der zeigt, wie man in Excel nach mehreren Spalten sortiert.

Um mehrere Spalten von Daten zu sortieren:

 

  •     Markieren Sie den Bereich der zu sortierenden Zellen. In diesem Beispiel werden die Zellen A2 bis E12 ausgewählt.
  •   Wählen Sie Home.
  •     Wählen Sie Sort & Filter, um die Dropdown-Liste zu öffnen.
  •     Wählen Sie Custom Sort, um das Dialogfeld Sort zu öffnen.
  •     Setzen Sie ein Häkchen neben Meine Daten haben Überschriften.
  •     Wählen Sie unter der Überschrift Spalte den Pfeil Nach unten sortieren und wählen Sie Name     aus der Dropdown-Liste, um die Daten zunächst nach der Spalte Name zu sortieren.
  •     Lassen Sie die Einstellung unter der Überschrift Sort On als Zellwerte. Die Sortierung basiert auf den tatsächlichen Daten in der Tabelle.
  •     Wählen Sie unter der Überschrift Order den Pfeil nach unten und wählen Sie Z bis A, um die Namensdaten absteigend zu sortieren.
  •     Wählen Sie Add Level, um eine zweite Sortieroption hinzuzufügen.
  •     Wählen Sie unter der Spaltenüberschrift den Pfeil Then by down und wählen Sie Age, um Datensätze mit doppelten Namen nach der Spalte Age zu sortieren.
  •     Wählen Sie in der Dropdown-Liste unter der Überschrift Order die Option Largest to Smallest aus, um die Altersdaten absteigend zu sortieren.
  •     Wählen Sie OK, um das Dialogfeld zu schließen und die Daten zu sortieren.